L'administració pública tradicional funciona de manera reactiva: el ciutadà presenta una sol·licitud, l'administració obre un expedient, la tramita i finalment dicta una resolució, notificant a l'interessat el sentit d'aquesta.
En canvi, una Administració proactiva cerca anticipar-se a les necessitats de la ciutadania; un model de gestió pública que no espera que se li sol·licitin serveis, informació o ajudes, sinó que s'anticipa de manera preventiva i, sobretot, personalitzada, dissenyant serveis des de la perspectiva de la persona usuària.
D'una banda, anticipar necessitats, per exemple, amb recordatoris automatitzats de la renovació de documents o llicències abans del seu venciment, identificant la necessitat abans que es converteixi en un problema.
Per un altre, oferir solucions com la concessió automàtica d'una ajuda social a un usuari que compleix els requisits sense la necessitat d'haver-hi una sol·licitud mitjançant, buscant igualment evitar problemes futurs, en lloc de reaccionar quan ja han ocorregut.
Es tracta d'optimitzar l'ús de dades i informació, aprofitant registres i anàlisis per a detectar situacions que requereixen intervenció. Si a això li apliquem una simplificació administrativa, reduint tràmits i càrregues burocràtiques, el que aconseguim és acostar-nos a una lògica de “anticipar necessitats i oferir solucions”, que resultarà en una major eficiència administrativa, una millor experiència per a la ciutadania, una reducció de costos i temps de gestió i una major equitat en l'accés als serveis públics. Però com ho aconseguim?
L'automatització permet que determinades actuacions administratives es realitzin sense intervenció humana, sempre dins dels límits establerts per la normativa i garantint els drets de les persones interessades. Precisament, per a aconseguir la proactivitat, l'Administració requereix que molts processos administratius puguin executar-se de manera automàtica o semiautomàtica, aprofitar-se de les dades disponibles que obren en el seu poder.
Una administració pública proactiva i l'automatització del procediment administratiu estan estretament relacionades, perquè la segona proporciona les eines tecnològiques que permetran materialitzar aquesta proactivitat
En el marc jurídic d'Espanya, l'automatització troba el seu suport en l'article 13 del Reglament d'actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics , que disposa que la tramitació electrònica d'una actuació administrativa es podrà dur, entre altres formes, de manera automatitzada d'acord amb el que es preveu en l'article 41 de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de Règim Jurídic del Sector Públic, que defineix l'actuació administrativa automatitzada com qualsevol acte realitzat íntegrament a través de mitjans electrònics en el marc d'un procediment administratiu i en el qual no hagi intervingut de manera directa un empleat públic.
D'altra banda, l'article 42 d'aquesta mateixa Llei 40/2015, indica que, en l'exercici de la competència de l'actuació administrativa automatitzada, cada Administració Pública podrà determinar els supòsits d'utilització del segell electrònic reconegut o qualificat que reuneixi els requisits exigits per la legislació de signatura electrònica.
Aquest marc jurídic permet que l'Administració avanci cap a models més proactius, sempre respectant principis com la legalitat, la transparència, la traçabilitat, la protecció de dades i la possibilitat de revisió de les decisions adoptades. Però no sols es pot automatitzar la signatura, com es va analitzar en l'article El segell d'òrgan i la triple AAA o actuació administrativa automatitzada.
Altres automatitzacions complementàries a la signatura del segell d'òrgan són, entre altres, les següents:
- Mòdul de resolucions. Automatitza la generació i enviament dels certificats i notificacions a cada expedient, garantint la integritat entre les propostes emeses i les solucions adoptades.
- Tramitació reglada. Automatitza de forma molt senzilla totes les consultes i verificacions de dades, així com les operacions d'inserció que hagin de realitzar-se des d'o cap a sistemes externs, com els serveis de la Plataforma d'Intermediació de Dades o eines verticals de l'organització (sistemes comptables, de recaptació, estadística, etc.).
- Actes plurals. Automatitza la resolució de múltiples expedients amb un únic acte administratiu, notificant-li a cada interessat amb les màximes garanties de confidencialitat.
- Serveis d'impressió i ensobrat. Automatitza i incorpora a l'expedient les evidències i proves de lliurament electròniques, coneixent en tot moment la informació detallada i precisa sobre l'estat dels enviaments.
- Servei d'analítica proactiva. Eina de alerting perquè, a través del processament automatitzat de la informació, s'identifiqui i alerti d'informació d'interès per a la gestió.
Aquestes automatitzacions, unides a funcionalitats com l'obertura amb el tancament automàtic d'expedients o l'execució de tasques sense intervenció humana, constitueixen un instrument essencial per a la implantació d'una administració pública proactiva, permetent a les Administracions Públiques anticipar necessitats, iniciar actuacions d'ofici i reconèixer drets de manera àgil i individualitzada, transformant un model tradicionalment reactiu en un altre basat en la prestació anticipada de serveis públics.
Aquesta formulació connecta la dimensió tecnològica -automatització- amb la dimensió organitzativa i de servei públic -proactivitat-.
L'Administració pública del futur no es definirà únicament pel seu grau de digitalització, sinó per la seva capacitat per a utilitzar la tecnologia al servei de les persones
L'automatització, entesa com una eina per a simplificar processos, eliminar barreres i anticipar necessitats, representa una oportunitat única per a evolucionar cap a un model més pròxim, eficient i equitatiu. El veritable repte ja no consisteix a automatitzar tràmits, sinó a transformar la cultura administrativa per a passar de gestionar expedients a generar valor públic, construint una Administració capaç d'arribar abans, servir millor i reforçar la confiança de la ciutadania en les institucions públiques.
Etiquetas: Automatització Administració proactiva Simplificació de processos Segell d'òrgan Artículos Relacionados:
Expert en la implantació de projectes d'administració electrònica i tècnic especialista en l'automatització del procediment administratiu. Docent al programa de certificació de Gestiona.
