La administración pública tradicional funciona de forma reactiva: el ciudadano presenta una solicitud, la administración abre un expediente, la tramita y finalmente dicta una resolución, notificando al interesado el sentido de esta.
En cambio, una Administración proactiva busca anticiparse a las necesidades de la ciudadanía; un modelo de gestión pública que no espera a que se le soliciten servicios, información o ayudas, sino que se anticipa de manera preventiva y, sobre todo, personalizada, diseñando servicios desde la perspectiva de la persona usuaria.
Por un lado, anticipar necesidades, por ejemplo, con recordatorios automatizados de la renovación de documentos o licencias antes de su vencimiento, identificando la necesidad antes de que se convierta en un problema.
Por otro, ofrecer soluciones como la concesión automática de una ayuda social a un usuario que cumple los requisitos sin la necesidad de haber una solicitud mediante, buscando igualmente evitar problemas futuros, en lugar de reaccionar cuando ya han ocurrido.
Se trata de optimizar el uso de datos e información, aprovechando registros y análisis para detectar situaciones que requieren intervención. Si a ello le aplicamos una simplificación administrativa, reduciendo trámites y cargas burocráticas, lo que conseguimos es acercarnos a una lógica de “anticipar necesidades y ofrecer soluciones”, que resultará en una mayor eficiencia administrativa, una mejor experiencia para la ciudadanía, una reducción de costes y tiempo de gestión y una mayor equidad en el acceso a los servicios públicos. Pero ¿cómo lo conseguimos?
La automatización permite que determinadas actuaciones administrativas se realicen sin intervención humana, siempre dentro de los límites establecidos por la normativa y garantizando los derechos de las personas interesadas. Precisamente, para lograr la proactividad, la Administración requiere que muchos procesos administrativos puedan ejecutarse de forma automática o semiautomática, aprovechándose de los datos disponibles que obran en su poder.
Una administración pública proactiva y la automatización del procedimiento administrativo están estrechamente relacionadas, pues la segunda proporciona las herramientas tecnológicas que permitirán materializar dicha proactividad
En el marco jurídico de España, la automatización encuentra su apoyo en el artículo 13 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos , que dispone que la tramitación electrónica de una actuación administrativa podrá llevarse a cabo, entre otras formas, de manera automatizada de acuerdo con lo previsto en el artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que define la actuación administrativa automatizada como cualquier acto realizado íntegramente a través de medios electrónicos en el marco de un procedimiento administrativo y en el que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
Por otro lado, el artículo 42 de esta misma Ley 40/2015, indica que, en el ejercicio de la competencia de la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización del sello electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.
Este marco jurídico permite que la Administración avance hacia modelos más proactivos, siempre respetando principios como la legalidad, la transparencia, la trazabilidad, la protección de datos y la posibilidad de revisión de las decisiones adoptadas. Pero no solo se puede automatizar la firma, como se analizó en el artículo El sello de órgano y la triple AAA o actuación administrativa automatizada.
Otras automatizaciones complementarias a la firma del sello de órgano son, entre otras, las siguientes:
- Módulo de resoluciones. Automatiza la generación y envío de los certificados y notificaciones a cada expediente, garantizando la integridad entre las propuestas emitidas y las soluciones adoptadas.
- Tramitación reglada. Automatiza de forma muy sencilla todas las consultas y verificaciones de datos, así como las operaciones de inserción que deban realizarse desde o hacia sistemas externos, como los servicios de la Plataforma de Intermediación de Datos o herramientas verticales de la organización (sistemas contables, de recaudación, estadística, etc.).
- Actos plurales. Automatiza la resolución de múltiples expedientes con un único acto administrativo, notificándole a cada interesado con las máximas garantías de confidencialidad.
- Servicios de impresión y ensobrado. Automatiza e incorpora al expediente las evidencias y pruebas de entrega electrónicas, conociendo en todo momento la información detallada y precisa sobre el estado de los envíos.
- Servicio de analítica proactiva. Herramienta de alerting para que, a través del procesamiento automatizado de la información, se identifique y alerte de información de interés para la gestión.
Estas automatizaciones, unidas a funcionalidades como la apertura y el cierre automático de expedientes o la ejecución de tareas sin intervención humana, constituyen un instrumento esencial para la implantación de una administración pública proactiva, permitiendo a las Administraciones Públicas anticipar necesidades, iniciar actuaciones de oficio y reconocer derechos de manera ágil e individualizada, transformando un modelo tradicionalmente reactivo en otro basado en la prestación anticipada de servicios públicos.
Esta formulación conecta la dimensión tecnológica -automatización- con la dimensión organizativa y de servicio público -proactividad-.
La Administración pública del futuro no se definirá únicamente por su grado de digitalización, sino por su capacidad para utilizar la tecnología al servicio de las personas
La automatización, entendida como una herramienta para simplificar procesos, eliminar barreras y anticipar necesidades, representa una oportunidad única para evolucionar hacia un modelo más cercano, eficiente y equitativo. El verdadero reto ya no consiste en automatizar trámites, sino en transformar la cultura administrativa para pasar de gestionar expedientes a generar valor público, construyendo una Administración capaz de llegar antes, servir mejor y reforzar la confianza de la ciudadanía en las instituciones públicas.
Etiquetas: Administración proactiva Automatización Simplificación de procesos Sello de órgano Artículos Relacionados:
Experto en la implantación de proyectos de administración electrónica y técnico especialista en la automatización del procedimiento administrativo. Docente en el programa de certificación de Gestiona.
