La administración pública local gestiona cada día una enorme cantidad de información. Sin embargo, disponer de muchos datos no significa necesariamente disponer de conocimiento.
El verdadero valor aparece cuando esa información puede ordenarse, analizarse, visualizarse y convertirse en una ayuda real para tomar mejores decisiones.
El avance en administración electrónica ha supuesto una mejora evidente en eficiencia, trazabilidad y seguridad jurídica. Pero una vez digitalizada la actividad administrativa, surge una nueva pregunta: ¿estamos aprovechando todo el valor de los datos que genera nuestra propia organización?
La respuesta pasa por evolucionar desde una administración que solo registra y tramita información hacia una administración capaz de analizarla. Una administración que no se limite a saber qué ha ocurrido, sino que pueda entender por qué ha ocurrido, detectar tendencias, anticipar necesidades y tomar decisiones con mayor fundamento.
La analítica de datos como siguiente paso natural
La transformación digital de las administraciones públicas no consiste únicamente en sustituir el papel por documentos electrónicos. Supone también cambiar la forma en la que se trabaja, se mide la actividad y se toman decisiones. En este contexto, la analítica de datos se convierte en una pieza clave para avanzar hacia organizaciones más eficientes, transparentes y orientadas al servicio público.
Primer nivel: Búsqueda Avanzada
Antes de hablar de la analítica avanzada en Gestiona, conviene destacar que el primer paso para explotar adecuadamente la información es poder localizarla de forma ágil. En este sentido, herramientas como la Búsqueda Avanzada permiten consultar datos dentro de cada módulo o contexto de trabajo, aplicar criterios de selección y acceder directamente a los elementos relacionados de la tramitación.
Esta funcionalidad transversal a toda la organización resulta muy útil en el día a día, porque permite responder preguntas operativas: qué expedientes cumplen determinadas condiciones, qué anotaciones se han registrado en un periodo determinado o qué tareas están pendientes.
Segundo nivel: informes predefinidos y analítica guiada
Gestiona también plantea un segundo nivel de madurez analítica que encontramos en los informes predefinidos o en la analítica guiada. En este caso, la organización ya no solo busca registros concretos, sino que empieza a trabajar con información agregada.
Los informes permiten visualizar indicadores generales, analizar volúmenes de actividad, aplicar selecciones, realizar comparativas y profundizar en los datos mediante filtros o navegación. Este enfoque resulta especialmente útil para responsables de área o perfiles directivos que necesitan una visión rápida y homogénea del funcionamiento de determinados módulos o procesos.
La analítica guiada tiene una ventaja clara: ofrece una estructura ya preparada. El usuario no parte de cero, sino que dispone de informes pensados para responder a necesidades habituales.
Ahora bien, aunque estas herramientas son muy valiosas, responden principalmente a escenarios comunes. Y cada entidad tiene sus propios procesos, prioridades, indicadores y necesidades de seguimiento. Ahí es donde la analítica avanzada personalizada aporta un valor diferencial.
El salto cualitativo: cuadros de mando personalizados
La herramienta de Analítica avanzada personalizada o Cuadro de mando permite construir cuadros de mando propios, adaptados a la realidad concreta de cada entidad. Esta capacidad es especialmente importante porque no todas las administraciones necesitan medir lo mismo ni de la misma forma.
La posibilidad de crear cuadros de mando personalizados permite que cada entidad defina sus propios indicadores clave. Esto convierte la herramienta analítica en un instrumento de control, seguimiento y mejora continua.
Además, cuando la herramienta está basada en una plataforma como Qlik Sense, el análisis puede realizarse de forma visual, interactiva y flexible. El usuario puede combinar dimensiones, aplicar filtros, navegar por los datos, detectar relaciones y construir visualizaciones adaptadas a sus necesidades. Esta lógica de autoservicio permite que los equipos o personas dedicadas a estas tareas de creación de recursos analíticos no dependan siempre de desarrollos específicos.
¿Realmente mi entidad necesita una herramienta de analítica avanzada?
Llegados a este punto, muchas organizaciones se hacen una pregunta razonable: ¿realmente necesito una herramienta de analítica avanzada? Y, junto a ella, otra cuestión frecuente: ¿importa el tamaño de mi entidad?
La respuesta no depende solo del tamaño de la administración, sino de su necesidad de control, seguimiento y toma de decisiones. Una entidad pequeña puede necesitar detectar cuellos de botella, analizar mejor sus expedientes o justificar decisiones con datos. Una entidad mediana o grande puede requerir, además, una visión transversal de varias áreas, comparar cargas de trabajo, revisar tiempos de tramitación o anticipar necesidades organizativas.
En ambos casos, el valor no está únicamente en el volumen de datos, sino en la capacidad de convertirlos en información útil para la gestión diaria.
La analítica avanzada permite pasar de una analítica descriptiva, centrada en saber qué ha ocurrido, a una analítica diagnóstica, orientada a entender por qué ocurre.
La administración electrónica ha permitido digitalizar la gestión. La analítica avanzada permite entenderla, gobernarla y mejorarla
Por tanto, la pregunta no debería ser si una entidad es lo bastante grande para necesitar analítica avanzada. La pregunta debería ser si necesita conocer mejor su actividad, controlar sus procesos, tomar decisiones con mayor fundamento y mejorar el servicio que presta a la ciudadanía.
Para que este modelo funcione, la analítica debe apoyarse en una plataforma gobernada, con modelos de datos fiables, una capa semántica comprensible y procesos de calidad, securización y actualización de la información. En el ámbito público, esto es especialmente importante por la sensibilidad de los datos administrativos y por la necesidad de respetar criterios de seguridad, trazabilidad y responsabilidad. Desde Gestiona siempre hemos trabajado bajo estas premisas, y las herramientas de analítica de datos que ofrecemos cumplen esos preceptos
Implantación progresiva y capacitación acompañada
La adopción de una herramienta de analítica avanzada no tiene por qué abordarse de golpe. El enfoque más adecuado suele ser progresivo: comenzar con Búsqueda Avanzada para localizar y explotar información básica, apoyarse después en informes predefinidos y analítica guiada, y avanzar finalmente hacia cuadros de mando personalizados y analítica autoservicio.
Este recorrido permite que cada entidad avance a su ritmo, según su madurez, recursos y objetivos. Además, facilita que la cultura del dato se consolide de forma natural dentro de la organización.
Pero la tecnología por sí sola no transforma una administración. Para que genere valor real, debe ir acompañada de formación, metodología y cambio cultural. Por eso resulta especialmente relevante contar con un programa de certificación en analítica de datos, en modalidad híbrida, presencial y online, que permita aprender de forma gradual, desde conceptos básicos hasta funcionalidades más avanzadas.
No se trata de que todos los usuarios se conviertan en analistas, sino de que cada perfil pueda utilizar la información que necesita para trabajar mejor.
Podemos concluir que contar con una herramienta de analítica avanzada para construir cuadros de mando personalizados no es un lujo tecnológico reservado a grandes administraciones. Es una necesidad cada vez más evidente para cualquier entidad que quiera conocer mejor su actividad, gestionar con mayor control y tomar decisiones fundamentadas.
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Experto en la implantación de proyectos de administración electrónica y técnico especialista en análisis de datos. Docente en los cursos de analítica de datos en Gestiona.
