De tramitar expedientes a tomar decisões com dados: a importância da analítica avançada na administração local

A administração pública local gestiona a cada dia uma enorme quantidade de informação. No entanto, dispor de muitos dados não significa necessariamente dispor de conhecimento.

O verdadeiro valor aparece quando essa informação pode se ordenar, se analisar, se visualizar e converter numa ajuda real para tomar melhores decisões. 

O avanço em administração eletrónica tem suposto uma melhora evidente em eficiência, traçabilidade e segurança jurídica. Mas uma vez digitalizada a atividade administrativa, surge uma nova pergunta: estamos a aproveitar todo o valor dos dados que gera nossa própria organização?

A resposta passa por evoluir desde uma administração que só regista e tramita informação para uma administração capaz da analisar. Uma administração que não se limite a saber que tem ocorrido, sina que possa entender por que tem ocorrido, detetar tendências, antecipar necessidades e tomar decisões com maior fundamento.

A analítica de dados como seguinte passo natural

A transformação digital das administrações públicas não consiste unicamente em substituir o papel por documentos eletrónicos. Supõe também mudar a forma na que se trabalha, se mede a atividade e se tomam decisões. Neste contexto, a analítica de dados converte-se numa peça finque para avançar para organizações mais eficientes, transparentes e orientadas ao serviço público.

Primeiro nível: Busca Avançada

Dantes de falar da analítica avançada em Gestiona, convém destacar que o primeiro passo para explodir adequadamente a informação é poder a localizar de forma ágil. Neste sentido, ferramentas como a Busca Avançada permitem consultar dados dentro do cada módulo ou contexto de trabalho, aplicar critérios de seleção e aceder direitamente aos elementos relacionados da tramitação.

Esta funcionalidade transversal a toda a organização resulta muito útil no dia a dia, porque permite responder perguntas operativas: que expedientes cumprem determinadas condições, que anotações se registaram num período determinado ou que tarefas estão pendentes.

Segundo nível: relatórios predefinidos e analítica guiada

Gestiona também propõe um segundo nível de maturidade analítica que encontramos nos relatórios predefinidos ou na analítica guiada. Neste caso, a organização já não só procura registos concretos, sina que começa a trabalhar com informação agregada.

Os relatórios permitem visualizar indicadores gerais, analisar volumes de atividade, aplicar seleções, realizar comparativas e aprofundar nos dados mediante filtros ou navegação. Este enfoque resulta especialmente útil para responsáveis por área ou perfis diretivos que precisam uma visão rápida e homogênea do funcionamento de determinados módulos ou processos.

A analítica guiada tem uma vantagem clara: oferece uma estrutura já preparada. O utente não parte de zero, sina que dispõe de relatórios pensados para responder a necessidades habituais.

Agora bem, ainda que estas ferramentas são muito valiosas, respondem principalmente a palcos comuns. E a cada entidade tem seus próprios processos, prioridades, indicadores e necessidades de rastreamento. Aí é onde a analítica avançada personalizada contribui um valor diferencial.

O salto qualitativo: quadros de comando personalizados

A ferramenta de Analítica avançada personalizada ou Quadro de comando permite construir quadros de comando próprios, adaptados à realidade concreta da cada entidade. Esta capacidade é especialmente importante porque não todas as administrações precisam medir o mesmo nem da mesma forma.

A possibilidade de criar quadros de comando personalizados permite que a cada entidade defina seus próprios indicadores chave. Isto converte a ferramenta analítica num instrumento de controle, rastreamento e melhora contínua.

Ademais, quando a ferramenta está baseada numa plataforma como Qlik Sense, a análise pode se realizar de forma visual, interativa e flexível. O utente pode combinar dimensões, aplicar filtros, navegar pelos dados, detetar relações e construir visualizações adaptadas a suas necessidades. Esta lógica de autosserviço permite que as equipas ou pessoas dedicadas a estas tarefas de criação de recursos analíticos não dependam sempre de desenvolvimentos específicos.

Realmente minha entidade precisa uma ferramenta de analítica avançada?

Chegados a este ponto, muitas organizações fazem-se uma pergunta razoável: realmente preciso uma ferramenta de analítica avançada? E, junto a ela, outra questão frequente: importa o tamanho de minha entidade?

A resposta não depende só do tamanho da administração, sina de sua necessidade de controle, rastreamento e tomada de decisões. Uma entidade pequena pode precisar detetar pescoços de garrafa, analisar melhor seus expedientes ou justificar decisões com dados. Uma entidade média ou grande pode requerer, ademais, uma visão transversal de várias áreas, comparar ónus de trabalho, revisar tempos de tramitação ou antecipar necessidades organizativas.

Em ambos casos, o valor não está unicamente no volume de dados, sina na capacidade do converter em informação útil para a gestão diária.

A analítica avançada permite passar de uma analítica descritiva, centrada em saber que tem ocorrido, a uma analítica diagnóstica, orientada a entender por que ocorre. 

A administração eletrónica tem permitido digitalizar a gestão. A analítica avançada permite entendê-la, governá-la e melhorá-la

Por tanto, a pergunta não deveria ser se uma entidade é o bastante grande para precisar analítica avançada. A pergunta deveria ser se precisa conhecer melhor sua atividade, controlar seus processos, tomar decisões com maior fundamento e melhorar o serviço que presta à cidadania. 

Para que este modelo funcione, a analítica deve apoiar numa plataforma governada, com modelos de dados fiáveis, uma capa semântica compreensível e processos de qualidade, securizaçao e atualização da informação. No âmbito público, isto é especialmente importante pela sensibilidade dos dados administrativos e pela necessidade de respeitar critérios de segurança, traçabilidade e responsabilidade. Desde Gestiona sempre temos trabalhado baixo estas premissas, e as ferramentas de analítica de dados que oferecemos cumprem esses preceitos

Implantação progressiva e capacitação acompanhada

A adoção de uma ferramenta de analítica avançada não tem por que se abordar inesperadamente. O enfoque mais adequado costuma ser progressivo: começar com Busca Avançada para localizar e explodir informação básica, apoiar-se depois em relatórios predefinidos e analítica guiada, e avançar finalmente para quadros de comando personalizados e analítica autosserviço. 

Este percurso permite que cada entidade avance a seu ritmo, segundo sua maturidade, recursos e objetivos. Ademais, facilita que a cultura do dado se consolide de forma natural dentro da organização.

Mas a tecnologia por si sozinha não transforma uma administração. Para que gira valor real, deve ir acompanhada de formação, metodologia e mudança cultural. Por isso resulta especialmente relevante contar com um programa de certificação em analítica de dados (curso em espanhol), em modalidade híbrida, presencial e on-line, que permita aprender de forma gradual, desde conceitos básicos até funcionalidades mais avançadas.

Não se trata de que todos os utentes se convertam em analistas, sina de que cada perfil possa utilizar a informação que precisa para trabalhar melhor.

Podemos concluir que contar com uma ferramenta de analítica avançada para construir quadros de comando personalizados não é um luxo tecnológico reservado a grandes administrações. É uma necessidade #cada vez mais evidente para qualquer entidade que queira conhecer melhor sua atividade, gerir com maior controle e tomar decisões fundamentadas.