No atual contexto de transformação digital e modernização do sector público, uma decisão fundamental em qualquer organização é escolher a ferramenta certa de gestão documental.
Para além de responder às necessidades tecnológicas das administrações públicas, a solução escolhida deve estar alinhada com critérios de eficácia e eficiência que orientam a sua atuação. Assim, optar por um sistema que simplifique os processos e automatize tarefas contribui para uma gestão mais eficiente dos recursos públicos e para uma prestação de serviços mais ágil e acessível aos cidadãos.
Tomar a decisão correta pode ser determinante entre ter uma administração ágil, integrada e segura… ou uma com processos fragmentados e riscos de incumprimento legal. Tudo isto, claro, sem esquecer que a integridade, a validade, a preservação e acesso à documentação pública devem ser garantidas ao longo do tempo, independentemente da evolução dos formatos e dos suportes digitais.
Se a sua organização está a pensar em renovar o seu sistema de gestão documental, este artigo é do seu interesse.
Para que serve um software de gestão documental nas administrações públicas?
O sistema de gestão documental é a base que permite organizar, controlar, preservar e proteger toda a informação e documentação produzida e recolhida pela entidade no âmbito da sua atividade diária.
O seu valor vai muito além da digitalização de documentos. Permite a tramitação eletrónica e a classificação dos processos, a gestão de perfis de acesso, a assinatura eletrónica, a pesquisa eficiente, a análise de dados e o arquivo eletrónico, assegurando a integridade e a rastreabilidade de cada documento.
Por que é importante escolher bem um sistema de gestão documental?
Como vimos, o sistema de gestão documental sustenta toda a atividade de uma administração, e a sua qualidade determina o nível de eficiência e de segurança. Uma escolha inadequada pode ter custos elevados: desde a perda de informação e a duplicação de tarefas, até à existência de processos desconexos, falta de integração com outros sistemas ou incumprimentos legais que coloquem em causa a validade jurídica dos procedimentos administrativos. Para não falar do risco para a preservação e para o acesso aos documentos ao longo do tempo. Tudo isto pode conduzir a uma degradação do serviço prestado aos cidadãos, à violação dos direitos e ao desgaste progressivo da imagem institucional da entidade.
Uma má escolha pode comprometer a eficiência, a validade jurídica, a preservação e o acesso aos documentos ao longo do tempo, além de prejudicar a imagem institucional da entidade
Neste sentido, introduzir repetidamente os mesmos dados que já captámos, por exemplo, no momento da candidatura, aumenta o número de erros que podem ser cometidos no processamento pelo pessoal técnico e administrativo, para além de serem tarefas fastidiosas e repetitivas que não acrescentam valor e que aumentam os tempos de resolução e de resposta dos processos. Por este motivo, um bom sistema de gestão documental deve permitir tirar partido da informação existente para poupar tempo, evitar incoerências, otimizar recursos e obter uma análise destes dados para uma pesquisa eficaz que possibilite a tomada de decisões.
Principais fatores para comparar:
Conformidade legal
Os documentos gerados diariamente pelas administrações, além de serem essenciais para as operações diárias, devem ser preservados, classificados e acessíveis de acordo com normas legais, técnicas e de segurança rigorosas, incluindo a proteção de dados. Por isso, é essencial que o software a implementar esteja em conformidade com o quadro legal em vigor:
Por um lado, no âmbito da administração eletrónica, os requisitos mínimos estabelecidos no DL nº 12/2021, de 9 de fevereiro, e no DL nº 135/99, de 22 de abril, relativamente à obrigatoriedade de tramitação administrativa por meios eletrónicos, à relação com os cidadãos, ao arquivo eletrónico e às bases para um funcionamento digital coordenado entre administrações interoperáveis.
Por fim, é recomendável seguir normas internacionais de gestão documental (ISO 14721, 15489, 30300, 30301), que assegurem a conceção e gestão dos dados e documentos gerados na plataforma de acordo com esses padrões.
Integrações com outros sistemas públicos
Uma questão relevante é que o nosso sistema de gestão documental está integrado não só com os sistemas próprios da nossa administração (como o gabinete eletrónico, o registo de entradas e saídas ou o portal da transparência, entre outros), mas também com as diferentes plataformas públicas. Uma administração mais integrada terá processos mais fluidos, evitando a duplicação de tarefas e oferecendo um serviço com mais qualidade.
Incorporação de elementos descritivos e de classificação
A gestão documental nas administrações públicas deve ir além do simples armazenamento de documentos. Cada documento gerado ou recebido faz parte de um contexto organizacional e funcional que deve ser refletido desde a sua origem. Por isso, um dos fatores chave ao avaliar um sistema de gestão documental é a sua capacidade para incorporar elementos descritivos e de classificação de forma estruturada, automática e em conformidade com as normas.
Garantias de acesso à informação pública
Um bom sistema de gestão documental deve garantir o acesso aos documentos ao longo do seu ciclo de vida, de forma segura, controlada e de acordo com as competências definidas para cada perfil.
Isto aplica-se tanto ao nível externo, relativo ao direito de acesso à informação pública, regulando os níveis de acesso através da inserção de metadados; como ao nível interno — por parte do pessoal da administração — através de um modelo de permissões diferenciadas, que controla quem pode consultar quais documentos, de que forma e em que momento. Isto implica distinguir entre as fases ativas do processo e as fases de encerramento ou arquivo.
Conservação e preservação ao longo do ciclo de vida dos documentos
A primeira garantia de acesso à documentação é a sua preservação. Por isso, o sistema de gestão documental deve assegurar que os documentos se mantêm autênticos, íntegros, acessíveis e compreensíveis ao longo do tempo, independentemente das mudanças tecnológicas.
Neste sentido, o sistema escolhido deve implementar processos que assegurem a guarda permanente dos documentos em formato eletrónico, garantindo não só o seu armazenamento seguro, mas também a aplicação de procedimentos técnicos que preservem a sua integridade ao longo do tempo. Entre eles, é fundamental o carimbo temporal nas assinaturas eletrónicas, um processo que prolonga a sua validade e protege a autenticidade do documento face à evolução dos padrões criptográficos. Só uma solução que integre estes processos pode garantir que os documentos assinados hoje, com validade legal, continuem válidos nos próximos anos, contribuindo para a preservação do património documental da entidade e para o cumprimento das obrigações legais em termos de arquivo e transparência.
Check-list rápida: Como saber se está a fazer a escolha certa?
- Cumpre a legislação em vigor em matéria de administração eletrónica, arquivo eletrónico e proteção de dados.
- Atualiza-se de forma proactiva para incorporar melhorias, novas funcionalidades e cumprir os requisitos legais a todo o momento.
- É interoperável e permite a integração com outros sistemas de informação e aplicações.
- Automatiza processos e poupa tempo em tarefas repetitivas para prestar um serviço público mais eficiente.
- Tem uma interface simples e inclui formação contínua e apoio eficaz a todos os utilizadores.
- Permite organizar, classificar, gerir o acesso, pesquisar e explorar a informação de forma eficiente e contextualizada.
- Garante o acesso, a integridade e a autenticidade dos documentos ao longo do tempo, preservando-os de acordo com a regulamentação em vigor.
- Foi adotada com sucesso por outras administrações com necessidades e estrutura semelhantes.
Em suma, um sistema de gestão documental bem escolhido permite às administrações cumprir as suas obrigações legais, otimizar os recursos, classificar a informação, garantir a integridade e preservação dos documentos, bem como a acessibilidade à informação pública ao longo do tempo. Tudo isto constitui um fator determinante para enfrentar com sucesso os desafios técnicos, regulamentares e organizacionais que marcarão o futuro da administração pública.
Descarregue o nosso Catálogo
