En l'actual context de transformació digital i modernització del sector públic, una decisió clau en qualsevol organització és l'elecció d'una bona eina de gestió documental.
A més de donar resposta a la necessitat tecnològica que tenen les administracions públiques, la solució triada ha d'estar alineada amb els criteris d'eficàcia i eficiència que han de regir les seves actuacions. Per això, optar per un sistema que simplifiqui la tramitació i automatitzi processos contribueix a una millor gestió dels recursos públics i a una atenció optimitzada i més accessible per a la ciutadania.
Prendre una decisió adequada pot marcar la diferència entre una administració àgil, connectada i segura… o una amb processos fragmentats i riscos d'incompliment normatiu. Tot això, per descomptat, sense oblidar que s'ha de garantir la integritat, validesa, conservació i accés a la documentació pública al llarg del temps, amb independència de l'evolució dels formats i suports digitals.
Si la teva organització està considerant renovar el seu sistema de gestió documental, aquest article t'interessa.
Per a què serveix un software de gestió documental en les administracions públiques?
El gestor documental és la pedra angular sobre la qual s'organitza, controla, conserva i protegeix tota la informació i documentació generada i reunida per l'entitat en la seva activitat diària.
La seva utilitat va més enllà de la simple digitalització: facilita la tramitació electrònica, la classificació d'expedients, el control d'accessos, la signatura digital, la cerca eficient, l'anàlisi de les dades i l'arxiu electrònic, havent d'assegurar la integritat i traçabilitat de cada document.
Per què és important triar bé un software de gestió documental?
Com hem vist, el gestor documental d'una administració sustenta tota la seva activitat, i de la seva qualitat dependrà que sigui més eficient i segura. Per això, els costos d'una elecció inadequada poden ser molt elevats: des de la pèrdua d'informació i la duplicitat de tasques, fins a processos inconnexos, falta d'integració amb altres sistemes o incompliments normatius que comprometin la validesa jurídica dels procediments administratius. Sense oblidar-nos del risc que suposa per a la conservació i l'accés als documents al llarg del temps. Tot això pot derivar en un empitjorament del servei a la ciutadania, vulneració de drets i a la progressiva deterioració de la imatge institucional de l'entitat.
Una mala elecció podria comprometre l'eficiència, la validesa jurídica, la conservació i accés als documents al llarg del temps, a més de perjudicar la imatge institucional de l'entitat
En aquest sentit, introduir una vegada i una altra les mateixes dades que ja hem capturat, per exemple, en el moment de la sol·licitud, incrementa la quantitat d'errors que es poden cometre en la tramitació per part del personal tècnic i administratiu, sent a més tasques tedioses i repetitives que no aporten valor i que eleven els temps de resolució i resposta dels expedients. És per això, que un bon sistema de gestió documental haurà de permetre aprofitar la informació ja existent, amb la finalitat d'estalviar temps, evitar incongruències, optimitzar els recursos i obtenir anàlisis d'aquestes dades per a una cerca eficient que possibiliti la presa de decisions.
Principals factors per comparar
Compliment normatiu
Els documents generats en el dia a dia per les administracions, a més de ser fonamentals per a l'operativa diària, han de ser conservats, classificats i accessibles d'acord amb estrictes normatives legals, tècniques, de seguretat i protecció de dades. Per aquest motiu, és fonamental que el software a implantar permeti complir amb el marc jurídic vigent:
D'una banda, en matèria d'administració electrònica, els mínims establerts per les lleis 39/2015 i 40/2015 quant a l'obligatorietat de la tramitació administrativa per mitjans electrònics, la seva relació amb la ciutadania, arxiu electrònic i les bases per a un funcionament digital coordinat entre administracions interoperables.
Entorn d'açò últim, hem de tenir en compte la importància que el nostre programari compleixi amb els requisits de l'Esquema Nacional de Seguretat (ENS) i de l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat (ENI), el principal objectiu de la qual és garantir l'intercanvi i emmagatzematge de la informació electrònica entre administracions de manera segura i normalitzada, garantint la protecció de dades personals. A més, no podem oblidar atendre el desenvolupament de les seves Normes Tècniques d'Interoperabilitat (NTIs) que estableixen requisits específics que afecten l'estructura de les metadades, la política de gestió de documents electrònics o la signatura electrònica, entre altres.
Finalment, és recomanable el seguiment de normes internacionals de gestió documental (ISO 14721, 15489, 30300, 30301) que garanteixin el disseny i governança de les dades i els documents generats en la plataforma segons aquests estàndards.
Integracions amb altres sistemes públics
Una qüestió rellevant, és que el nostre gestor documental estigui integrat no sols amb els sistemes propis de la nostra administració (com la seu electrònica, el registre d'entrada i sortida o el portal de transparència, entre altres), sinó també amb les diferents plataformes públiques. Una administració millor connectada, tindrà processos més fluids, evitant treballs duplicats i oferint un millor servei.
Incorporació d'elements descriptius i de classificació
La gestió documental en les administracions públiques ha d'anar més enllà del simple emmagatzematge d'arxius. Cada document generat o rebut forma part d'un context organitzatiu i funcional que ha de reflectir-se des del seu origen. Per això, un dels factors clau en avaluar un gestor documental és la seva capacitat per incorporar elements descriptius i de classificació de forma estructurada, automàtica i conforme a estàndards.
Això inclou la gestió automatitzada de metadades i l'aplicació de classificacions que assegurin la correcta organització, recuperació i conservació de la informació. Una plataforma que no contempli aquesta descripció des de l'inici obliga a implementar processos correctius posteriors, que no sols generen ineficiències, sinó que limitarà el compliment dels requisits normatius, tècnics i arxivístics que exigeix l'entorn digital de les administracions públiques.
Garanties d'accés a la informació pública
Un bon gestor documental ha de garantir l'accés als documents al llarg de tot el seu cicle de vida, de manera segura, controlada i conforme a les responsabilitats de cada perfil.
Això és extensible tant al pla extern, relacionat amb el dret d'accés a la informació pública, regulant els nivells d'accés mitjançant la inserció de metadades conforme a l'esquema e-EMGDE; com a l'intern —per part del personal de l'administració— a través d'un model de permisos diferenciats, que controli qui pot consultar quins documents, com i en quin moment. Això implica distingir entre les fases actives de l'expedient i les fases de tancament o arxivat.
Conservació i preservació al llarg de tot el cicle de vida dels documents
La primera garantia d'accés a la documentació és la seva conservació. Per tant, el gestor documental ha d'assegurar que els documents romanguin autèntics, íntegres, accessibles i comprensibles al llarg del temps, independentment dels canvis tecnològics.
En aquest sentit, el sistema seleccionat ha d'implementar processos de custòdia electrònica permanent, que no sols permetin emmagatzemar documents de manera segura, sinó també aplicar procediments tècnics que garanteixin la seva preservació amb els valors íntegres. Entre ells, és fonamental el resegellament de temps de les signatures electròniques, un procés que estén la seva validesa i protegeix l'autenticitat del document enfront de l'evolució dels estàndards criptogràfics. Només una solució que integri aquests processos podrà garantir que els documents signats avui amb validesa jurídica puguin continuar sent-ho dins d'anys, contribuint a preservar el patrimoni documental de l'entitat i a complir amb les obligacions legals en matèria d'arxiu i transparència.
Check-list ràpida: Com saber si estàs triant bé?
- Compleix amb la normativa vigent en matèria d'administració electrònica, arxiu electrònic i protecció de dades.
- S'actualitza de manera proactiva per a incorporar millores, noves funcionalitats i complir amb els requisits legals en tot moment.
- És interoperable i permet la integració amb altres sistemes d'informació i aplicacions.
- Permet automatitzar processos i estalviar temps en treballs mecànics per a oferir un millor servei públic.
- Té una interfície senzilla i inclou formació contínua i assistència eficaç a tots els usuaris.
- Permet ordenar, classificar, gestionar l'accés, buscar i explotar la informació de manera eficient i contextualitzada.
- Garanteix l'accés, la integritat, autenticitat dels documents al llarg del temps, conservant-los conforme a la normativa vigent.
- Ha estat adoptat amb èxit per altres administracions amb necessitats i estructura similars.
En definitiva, un sistema de gestió documental ben seleccionat permet a les administracions complir amb les seves obligacions legals, optimitzar recursos, classificar la informació, garantir la integritat i conservació documental, així com l'accessibilitat a la informació pública en el temps. Tot això constitueix un factor determinant per a afrontar amb èxit els desafiaments tècnics, normatius i organitzatius que marcaran el futur de l'administració pública.
