La transformació digital en el sector públic ha portat amb si la necessitat de revisar, simplificar i estandarditzar els procediments administratius.
Així, en aquest procés de canvi, una de les qüestions més importants és realitzar una reflexió profunda per a poder fer una reenginyeria de processos que sigui eficient.
En aquest sentit, un dels aspectes clau és la normalització de processos o subprocessos comuns, és a dir identificar i estandarditzar workflows iguals i transversals que es repeteixin en múltiples procediments.
Què entenem per subprocessos comuns?
En la gestió administrativa, molts procediments comparteixen processos, etapes o accions similars que solen tenir una seqüència lògica repetitiva i transversal
Un exemple clar d'un subprocés comú a molts procediments administratius és la “esmena de deficiències”. Aquest flux aplica quan hi ha una sol·licitud per part de l'interessat.
En aquest escenari es repetirà sempre el mateix patró, a saber:
- Emissió d'un document tipus requeriment per part de l'administració a l'interessat perquè esmeni la seva sol·licitud.
- Es generarà registre de sortida a l'interessat, tipus notificació per a tenir constància de la recepció de la notificació i computar el termini de deu o quinze dies, tot això conforme a l'article 68 de la Llei 39/2015.
- En aquest punt, pot haver-hi dues variants, la primera d'elles és que l'interessat esmeni en termini correctament, la qual cosa ens retorna al flux principal. La segona variant ocorreria quan l'interessat no esmeni, aquí hauríem d'entendre-ho com desistit i s'iniciarà el procediment de caducitat conforme a l'article 95 de la Llei 39/2015.
Aquesta seqüència de passos es repeteix sempre que cridem a aquest subprocés, independentment del procediment que estiguem executant, per tant, aquest workflow és susceptible de #normalitzar i per què no, de #automatitzar.
En l'ecosistema del procediment administratiu, tenim molts més exemples que segueixen el mateix patró, per exemple:
- El tràmit d'audiència
- La informació pública
- La sol·licitud d'informes preceptius o facultatius.
- La sol·licitud i pràctica de les proves
- El desistiment
- La caducitat
- (…)
Avantatges de la normalització dels subprocessos
Aquests subprocessos es converteixen en blocs funcionals reutilitzables dins dels procediments, i la seva normalització permet construir fluxos més eficients i robustos
Aquests subprocessos es converteixen en blocs funcionals reutilitzables dins dels procediments, i la seva normalització permet construir fluxos més eficients i robustos, derivant molts avantatges d'això, per exemple:
- Major eficiència i automatització
La reutilització de subprocessos normalitzats facilita la implementació de sistemes de workflow que poden arribar a automatitzar tasques comunes sense necessitat de dissenyar cada flux des de zero. - Reducció de temps i costos
L'ús d'estàndards comuns redueix significativament els costos de desenvolupament i manteniment en l'eina que els suporta. - Millora del compliment normatiu
Els subprocessos normalitzats ajuden a garantir que tots els procediments compleixin amb els principis recollits en la Llei 39/2015. En particular, el principi d'eficàcia i eficiència i la tramitació administrativa. - Facilitació de l'anàlisi i la millora contínua
En disposar de subprocessos homogenis, és més fàcil mesurar temps, detectar colls d'ampolla i aplicar millores transversals basades en dades.
I quin podria ser l'estratègia per a la normalització dels subprocessos?
A partir d'aquest exercici de revisió i diagnòstic que hem de fer en l'entitat per a identificar aquells subprocessos que es repeteixen de manera transversal en diferents procediments, l'objectiu final hauria de ser construir una imatge clara i consolidada dels subprocessos estàndard que existeixen en l'organització. Aquesta “foto final” es materialitza en l'elaboració d'un catàleg de subprocessos estàndard.
Aquesta “foto final” es materialitza en l'elaboració d'un catàleg de subprocessos estàndard
En aquest repositori de fluxos estàndard s'hauran de documentar els subprocessos comuns a tots els procediments de l'entitat, amb les seves lògiques, possibles variables que intervenen en la seva execució i actors intervinents.
Finalment, serà fonamental involucrar a unitats jurídiques, tècniques i operatives per a validar i mantenir actualitzats els subprocessos normalitzats. D'aquesta manera, es facilitarà la seva reutilització, millora contínua i alineació amb l'estratègia de l'entitat.
En conclusió, la normalització dels subprocessos administratius no és només una opció tècnica, sinó una decisió estratègica de l'entitat, imprescindible per a construir una administració pública més eficient, coherent i centrada en les necessitats del ciutadà.
Avançar en aquesta línia suposa abandonar la lògica de “procediments aïllats” i abraçar una visió modular, escalable i interoperable
Avançar en aquesta línia suposa abandonar la lògica de “procediments aïllats” i abraçar una visió modular, escalable i interoperable, en la qual els subprocessos es converteixen en peces clau d'una administració més àgil, eficaç i transparent.
