Portem molt temps insistint en l'abandó del paper en les Administracions Públiques i la implantació total de l'expedient administratiu purament electrònic, com a imperatiu de la normativa vigent.
En aquest sentit, l'Administració ha fet un esforç titànic per bandejar el paper, hem aconseguit buidar les carpetes físiques per a omplir servidors digitals. No obstant això, com hem fet aquest procés? Perquè si un funcionari encara ha d'obrir un arxiu, llegir un número i teclejar-ho en un altre lloc, no hem avançat tant. No hem guanyat temps, només canviat de suport.
Avui, la veritable eficiència pública no s'aconsegueix només amb documents digitals, sinó amb dades estructurades, contextualitzades, accessibles, reutilitzables i interoperables. El repte ja no és passar del paper al PDF, sinó del PDF a la dada.
El problema: documents digitals que continuen sent “paper”
Gran part de la documentació administrativa segueix tractant-se com si fos paper, encara que estigui en format digital. Aquesta situació genera ineficiències evidents: duplicitat de tasques, complicacions a l'hora de localitzar informació, escassa traçabilitat en els processos i grans dificultats per a analitzar, automatitzar i prendre decisions basades en dades.
La veritable transformació no està en el format, sinó en l'ús del document com a informació. De poc serveix acumular milions de documents electrònics si aquests no poden relacionar-se entre si, reutilitzar-se o intercanviar-se entre administracions.
En definitiva, es digitalitza el suport, però no el procés.
Posant ordre en el caos
En moltes entitats, la generació i acumulació de documents digitals sense una estructura clara ha generat una sensació creixent de desordre: Expedients duplicats, absència de criteris comuns de classificació entre diferents àrees de l'organització, pèrdua d'accés a la informació, sistemes que funcionen com a simples magatzems d'arxius… Tots aquests factors són símptomes de la falta d'una política de gestió documental eficaç.
Posar ordre en aquest caos no consisteix únicament a reorganitzar carpetes o migrar documents a una nova plataforma. Requereix definir regles clares de classificació, establir metadades comunes, vincular cada document al seu procediment administratiu i assegurar que la informació flueix de manera coherent al llarg de tot el cicle de vida de l'expedient.
La gestió documental, entesa com a disciplina, aporta aquest marc d'ordre imprescindible
Quan un expedient neix digital i correctament estructurat des de l'origen, no sols es garanteix la seva recuperació i accés, sinó que permet automatitzar gran part del seu cicle de vida, inclosa la seva futura transferència a l'arxiu.
La gestió documental, entesa com a disciplina, aporta aquest marc d'ordre imprescindible. Permet transformar un volum ingent de documents dispersos en un sistema d'informació fiable, on cada dada té un propòsit, un context i un valor per a l'organització. És el pas previ necessari per a avançar cap a un model veritablement orientat a la dada.
Gestió documental com a infraestructura d'eficiència
Una gestió documental avançada actua com a infraestructura transversal de l'organització. No és un repositori aïllat, sinó un sistema que connecta àrees, procediments i tecnologies.
Entre els seus beneficis destaquen:
Automatització de processos
La informació estructurada permet automatitzar fluxos de treball, validacions, signatures i notificacions, reduint temps de tramitació i errors humans.
Millora de la interoperabilitat
Quan les dades estan normalitzades i ben classificades, resulta més senzill complir amb els principis d'interoperabilitat entre administracions i amb plataformes comunes.
Transparència i traçabilitat
Cada document i cada dada queden associades a un context, un responsable i un moment del procediment, facilitant el control intern, l'auditoria i la rendició de comptes.
Presa de decisions basada en dades
L'explotació de la informació documental permet generar indicadors, detectar colls d'ampolla i avaluar polítiques públiques amb major rigor.
Mirant al futur
L'horitzó de la gestió documental apunta cap a sistemes cada vegada més intel·ligents, capaços d'extreure valor de la informació des del seu origen. Tecnologies que seran capaces d'analitzar el contingut o classificar de manera automatitzada, prometen transformar la manera en la qual treballem a l'hora d'organitzar i accedir a la informació.
La Intel·ligència Artificial, per part seva, obre noves possibilitats per a l'Administració Pública, sempre que les dades estiguin ben estructurades i governades. Quan la informació s'organitza mitjançant metadades i estàndards normalitzats, la IA i altres eines avançades podran donar suport a l'automatització de processos, millorar la traçabilitat i facilitar l'anàlisi de dades, tot dins d'un marc normatiu segur.
En aquest escenari, la tecnologia és un vehicle per a l'eficiència i la innovació, però el seu èxit depèn d'un model sòlid de govern de la dada, criteris clars de seguretat i compliment normatiu, i procediments administratius alineats amb l'estratègia organitzativa.
Un pas imprescindible cap a l'Administració del demà
L'eficiència pública del futur es construeix sobre dades fiables, accessibles i reutilitzables. La gestió documental és el punt de partida d'aquest ecosistema: on neixen els expedients, on es formalitzen les decisions i on es custodia la informació que dona suport a l'acció administrativa.
Passar del PDF a la dada no és només una qüestió tècnica. És una evolució cultural i organitzativa que permet a les administracions ser més àgils, més transparents i orientades al servei públic.
Perquè només quan la informació flueix, l'Administració avança.
