Do PDF ao dado: a gestão documentária como base da eficiência pública

Há muito tempo que insistimos no abandono do papel nas administrações públicas e na implementação total do expediente administrativo puramente eletrónico, como imperativo da regulamentação em vigor.

Nesse sentido, a Administração fez um esforço titânico por desterrar o papel, conseguimos esvaziar as pastas físicas para encher servidores digitais. No entanto, como fizemos esse processo? Porque se um funcionário ainda tem que abrir um arquivo, ler um número e digitá-lo manualmente em outro lugar, não avançamos tanto assim. Não ganhamos tempo, apenas mudamos de suporte.

Hoje, a verdadeira eficiência pública não é alcançada apenas com documentos digitais, mas com dados estruturados, contextualizados, acessíveis, reutilizáveis e interoperáveis. O desafio já não é passar do papel para o PDF, mas do PDF para o dado.

O problema: documentos digitais que continuam a ser “papel”

Grande parte da documentação administrativa continua a ser tratada como se fosse papel, mesmo que esteja em formato digital. Esta situação gera ineficiências evidentes: duplicação de tarefas, complicações na localização de informações, pouca rastreabilidade nos processos e grandes dificuldades para analisar, automatizar e tomar decisões baseadas em dados. 

A verdadeira transformação não está no formato, mas no uso do documento como informação. De pouco adianta acumular milhões de documentos eletrónicos se estes não podem ser relacionados entre si, reutilizados ou trocados entre administrações.

Em suma, digitaliza-se o suporte, mas não o processo.

Pondo ordem no caos

Em muitas entidades, a geração e acumulação de documentos digitais sem uma estrutura clara gerou uma sensação crescente de desordem: ficheiros duplicados, ausência de critérios comuns de classificação entre diferentes áreas da organização, perda de acesso à informação, sistemas que funcionam como simples armazéns de ficheiros... Todos estes fatores são sintomas da falta de uma política de gestão documental eficaz.

Organizar esse caos não consiste apenas em reorganizar pastas ou migrar documentos para uma nova plataforma. É necessário definir regras claras de classificação, estabelecer metadados comuns, vincular cada documento ao seu procedimento administrativo e garantir que as informações fluam de forma coerente ao longo de todo o ciclo de vida do arquivo. 

A gestão documental, entendida como disciplina, proporciona esse quadro de ordem indispensável

 Quando um arquivo nasce digital e corretamente estruturado desde a origem, não só se garante a sua recuperação e acesso, como também se permite automatizar grande parte do seu ciclo de vida, incluindo a sua futura transferência para o arquivo.

A gestão documental, entendida como disciplina, proporciona esse quadro de ordem indispensável. Permite transformar um volume enorme de documentos dispersos num sistema de informação fiável, onde cada dado tem um propósito, um contexto e um valor para a organização. É o passo prévio necessário para avançar para um modelo verdadeiramente orientado para os dados.

Gestão documentária como infraestrutura de eficiência

Uma gestão documental avançada atua como infraestrutura transversal da organização. Não é um repositório isolado, mas um sistema que conecta áreas, procedimentos e tecnologias.

Entre os seus benefícios destacam-se:

Automatização de processos

A informação estruturada permite automatizar fluxos de trabalho, validações, assinaturas e notificações, reduzindo tempos de processamento e erros humanos.

Melhoria da interoperabilidade

Quando os dados estão normalizados e bem classificados, é mais fácil cumprir os princípios de interoperabilidade entre administrações e plataformas comuns.

 Transparência e rastreabilidade

Cada documento e cada dado ficam associados a um contexto, um responsável e um momento do procedimento, facilitando o controlo interno, a auditoria e a prestação de contas.

Tomada de decisões baseada em dados

A exploração da informação documental permite gerar indicadores, detetar pontos de estrangulamento e avaliar políticas públicas com maior rigor.

Olhando para o futuro

O horizonte da gestão documental aponta para sistemas cada vez mais inteligentes, capazes de extrair valor da informação desde a sua origem. Tecnologias que serão capazes de analisar o conteúdo ou classificar de forma automatizada prometem transformar a forma como trabalhamos na hora de organizar e aceder à informação. 

A Inteligência Artificial, por sua vez, abre novas possibilidades para a Administração Pública, desde que os dados estejam bem estruturados e governados. Quando a informação é organizada por meio de metadados e padrões normalizados, a IA e outras ferramentas avançadas podem apoiar a automatização de processos, melhorar a rastreabilidade e facilitar a análise de dados, tudo dentro de um quadro normativo seguro.

Neste cenário, a tecnologia é um veículo para a eficiência e a inovação, mas o seu sucesso depende de um modelo sólido de governança de dados, critérios claros de segurança e conformidade regulatória e procedimentos administrativos alinhados com a estratégia organizacional.

Um passo essencial para a administração do futuro 

A eficiência pública do futuro baseia-se em dados fiáveis, acessíveis e reutilizáveis. A gestão documental é o ponto de partida desse ecossistema: onde nascem os processos, onde se formalizam as decisões e onde se guarda a informação que sustenta a ação administrativa.

Passar do PDF para os dados não é apenas uma questão técnica. É uma evolução cultural e organizacional que permite às administrações serem mais ágeis, mais transparentes e orientadas para o serviço público.

Porque só quando a informação flui é que a Administração avança.