No atual contexto de transformação digital e modernização do sector público, uma decisão fundamental em qualquer organização é a escolha de uma boa ferramenta de gestão documental.
Para além de responder às necessidades tecnológicas das administrações públicas, a solução escolhida deve estar alinhada com os critérios de eficácia e eficiência que devem reger a sua atuação. Assim, optar por um sistema que simplifique o tratamento e automatize os processos contribui para uma melhor gestão dos recursos públicos e para uma atenção otimizada e mais acessível aos cidadãos.
Tomar a decisão correta pode fazer a diferença entre uma administração ágil, conectada e segura... ou uma administração com processos fragmentados e riscos de incumprimento da regulamentação. Tudo isto, claro, sem esquecer que a integridade, a validade, a preservação e a acessibilidade da documentação pública devem ser garantidas ao longo do tempo, independentemente da evolução dos formatos e dos suportes digitais.
Se a sua organização está a pensar em renovar o seu sistema de gestão documental, este artigo é do seu interesse.
O que é o software de gestão documental para as administrações públicas?
O sistema de gestão documental é a pedra angular sobre a qual toda a informação e documentação gerada e recolhida pela organização na sua atividade diária é organizada, controlada, preservada e protegida.
A sua utilidade vai além da simples digitalização: facilita o tratamento eletrónico, a classificação dos ficheiros, o controlo do acesso, a assinatura digital, a pesquisa eficaz, a análise dos dados e o arquivo eletrónico, e deve garantir a integridade e a rastreabilidade de cada documento./p>
Porque é que é importante escolher o software de gestão de documentos adequado?
Como vimos, o sistema de gestão documental de uma administração está na base de toda a sua atividade, e a sua qualidade determinará se é mais eficiente e seguro. Por isso, os custos de uma escolha desadequada podem ser muito elevados: desde a perda de informação e duplicação de tarefas, até à desarticulação de processos, falta de integração com outros sistemas ou infrações regulamentares que comprometem a validade jurídica dos procedimentos administrativos. Para não falar do risco para a preservação e o acesso aos documentos ao longo do tempo. Tudo isto pode conduzir a uma degradação do serviço prestado aos cidadãos, à violação dos direitos e à deterioração progressiva da imagem institucional da instituição.
Uma má escolha pode comprometer a eficácia, a validade jurídica, a conservação e o acesso aos documentos ao longo do tempo, bem como prejudicar a imagem institucional da instituição
Neste sentido, introduzir repetidamente os mesmos dados que já captámos, por exemplo, no momento da candidatura, aumenta o número de erros que podem ser cometidos no processamento pelo pessoal técnico e administrativo, para além de serem tarefas fastidiosas e repetitivas que não acrescentam valor e que aumentam os tempos de resolução e de resposta dos processos. Por este motivo, um bom sistema de gestão documental deve permitir tirar partido da informação existente para poupar tempo, evitar incoerências, otimizar recursos e obter uma análise destes dados para uma pesquisa eficaz que possibilite a tomada de decisões.
Principais fatores a comparar
Conformidade regulamentar
Os documentos gerados diariamente pelas administrações, para além de serem essenciais para as operações diárias, devem ser conservados, classificados e acessíveis de acordo com rigorosas normas legais, técnicas, de segurança e de proteção de dados. Por este motivo, é essencial que o software a implementar esteja em conformidade com o quadro legal em vigor:
Por um lado, em termos de administração eletrónica, os requisitos mínimos estabelecidos pelas leis 39/2015 e 40/2015 no que diz respeito à natureza obrigatória do processamento administrativo por meios eletrónicos, a sua relação com os cidadãos, o arquivo eletrónico e as bases para uma operação digital coordenada entre administrações interoperáveis.
No que diz respeito a este último, devemos ter em conta a importância de o nosso software cumprir os requisitos do Esquema Nacional de Segurança (ENS) e do Esquema Nacional de Interoperabilidade (ENI), cujo principal objetivo é garantir o intercâmbio e o armazenamento de informações eletrónicas entre administrações de forma segura e normalizada, garantindo a proteção dos dados pessoais. Além disso, não podemos esquecer de prestar atenção ao desenvolvimento das suas Normas de Interoperabilidade Técnica (ETI), que estabelecem requisitos específicos que afetam a estrutura dos metadados, a política de gestão de documentos eletrónicos e as assinaturas eletrónicas, entre outros.
Por último, é aconselhável seguir as normas internacionais de gestão de documentos (ISO 14721, 15489, 30300, 30301) que garantem a conceção e a governação dos dados e documentos gerados na plataforma de acordo com estas normas.
Integrações com outros sistemas públicos
Uma questão relevante é que o nosso gestor documental está integrado não só com os sistemas próprios da nossa administração (como o gabinete eletrónico, o registo de entradas e saídas ou o portal da transparência, entre outros), mas também com as diferentes plataformas públicas. Uma administração melhor conectada terá processos mais fluidos, evitando a duplicação de trabalho e oferecendo um melhor serviço.
Incorporação de elementos descritivos e de classificação
A gestão documental nas administrações públicas deve ir além do simples armazenamento de ficheiros. Cada documento gerado ou recebido faz parte de um contexto organizacional e funcional que deve ser refletido desde a sua origem. Por isso, um dos fatores-chave na avaliação de um sistema de gestão documental é a sua capacidade de incorporar elementos descritivos e de classificação de forma estruturada, automática e em conformidade com as normas.
Garantias de acesso à informação pública
Um bom sistema de gestão documental deve garantir o acesso aos documentos ao longo do seu ciclo de vida, de forma segura, controlada e de acordo com as responsabilidades de cada perfil.
Isto pode ser alargado tanto a nível externo, relacionado com o direito de acesso à informação pública, regulando os níveis de acesso através da inserção de metadados de acordo com o esquema e-EMGDE, como a nível interno - pelo pessoal da administração - através de um modelo de permissão diferenciado, que controla quem pode consultar que documentos, como e em que momento. Isto implica a distinção entre as fases ativas do processo e as fases de encerramento ou de arquivo.
• Conservação e preservação ao longo do ciclo de vida dos documentos
A primeira garantia de acesso aos documentos é a sua conservação. Por conseguinte, o gestor de documentos deve assegurar que os documentos permanecem autênticos, intactos, acessíveis e compreensíveis ao longo do tempo, independentemente das alterações tecnológicas.
Neste sentido, o sistema selecionado deve implementar processos de guarda eletrónica permanente que permitam não só armazenar os documentos de forma segura, mas também aplicar procedimentos técnicos que garantam a sua preservação com todos os seus valores. Entre eles, é fundamental a aposição de carimbo temporal nas assinaturas eletrónicas, processo que prolonga a sua validade e protege a autenticidade do documento face à evolução dos padrões criptográficos. Só uma solução que integre estes processos pode garantir que os documentos assinados hoje, com validade legal, continuarão a ser válidos nos próximos anos, contribuindo para a preservação do património documental da organização e para o cumprimento das obrigações legais em termos de arquivo e transparência.
Lista de verificação rápida: Como saber se está a fazer a escolha certa?
- Está em conformidade com a legislação em vigor em matéria de administração eletrónica, arquivo eletrónico e proteção de dados.
- É atualizado de forma proactiva para incorporar melhorias, novas funcionalidades e cumprir os requisitos legais a todo o momento.
- É interoperável e permite a integração com outros sistemas de informação e aplicações.
- Automatiza processos e poupa tempo em trabalhos mecânicos para prestar um melhor serviço público.
- Tem uma interface simples e inclui formação contínua e apoio eficaz a todos os utilizadores.
- Permite ordenar, classificar, gerir o acesso, pesquisar e explorar a informação de forma eficiente e contextualizada.
- Garante o acesso, a integridade e a autenticidade dos documentos ao longo do tempo, preservando-os de acordo com a regulamentação em vigor.
- Foi adotada com êxito por outras administrações com necessidades e estrutura semelhantes.
Em suma, um sistema de gestão documental bem selecionado permite às administrações cumprir as suas obrigações legais, otimizar os recursos, classificar a informação, garantir a integridade e a conservação dos documentos, bem como a acessibilidade à informação pública ao longo do tempo. Tudo isto é um fator determinante para enfrentar com sucesso os desafios técnicos, regulamentares e organizacionais que marcarão o futuro da administração pública.
Descarregue o nosso Catálogo
