Llevamos mucho tiempo insistiendo en el abandono del papel en las Administraciones Públicas y la implantación total del expediente administrativo puramente electrónico, como imperativo de la normativa vigente.
En este sentido, la Administración ha hecho un esfuerzo titánico por desterrar el papel, hemos logrado vaciar las carpetas físicas para llenar servidores digitales. Sin embargo, ¿cómo hemos hecho ese proceso? Porque si un funcionario todavía tiene que abrir un archivo, leer un número y teclearlo a mano en otro sitio, no hemos avanzado tanto. No hemos ganado tiempo, solo cambiado de soporte.
Hoy, la verdadera eficiencia pública no se alcanza solo con documentos digitales, sino con datos estructurados, contextualizados, accesibles, reutilizables e interoperables. El reto ya no es pasar del papel al PDF, sino del PDF al dato.
El problema: documentos digitales que siguen siendo “papel”
Gran parte de la documentación administrativa sigue tratándose como si fuera papel, aunque esté en formato digital. Esta situación genera ineficiencias evidentes: duplicidad de tareas, complicaciones a la hora de localizar información, escasa trazabilidad en los procesos y grandes dificultades para analizar, automatizar y tomar decisiones basadas en datos.
La verdadera transformación no está en el formato, sino en el uso del documento como información. De poco sirve acumular millones de documentos electrónicos si estos no pueden relacionarse entre sí, reutilizarse o intercambiarse entre administraciones.
En definitiva, se digitaliza el soporte, pero no el proceso.
Poniendo orden en el caos
En muchas entidades, la generación y acumulación de documentos digitales sin una estructura clara ha generado una sensación creciente de desorden: Expedientes duplicados, ausencia de criterios comunes de clasificación entre diferentes áreas de la organización, pérdida de acceso a la información, sistemas que funcionan como simples almacenes de archivos… Todos estos factores son síntomas de la falta de una política de gestión documental eficaz.
Poner orden en este caos no consiste únicamente en reorganizar carpetas o migrar documentos a una nueva plataforma. Requiere definir reglas claras de clasificación, establecer metadatos comunes, vincular cada documento a su procedimiento administrativo y asegurar que la información fluye de forma coherente a lo largo de todo el ciclo de vida del expediente.
La gestión documental, entendida como disciplina, aporta ese marco de orden imprescindible
Cuando un expediente nace digital y correctamente estructurado desde el origen, no solo se garantiza su recuperación y acceso, sino que permite automatizar gran parte de su ciclo de vida, incluida su futura transferencia al archivo.
La gestión documental, entendida como disciplina, aporta ese marco de orden imprescindible. Permite transformar un volumen ingente de documentos dispersos en un sistema de información fiable, donde cada dato tiene un propósito, un contexto y un valor para la organización. Es el paso previo necesario para avanzar hacia un modelo verdaderamente orientado al dato.
Gestión documental como infraestructura de eficiencia
Una gestión documental avanzada actúa como infraestructura transversal de la organización. No es un repositorio aislado, sino un sistema que conecta áreas, procedimientos y tecnologías.
Entre sus beneficios destacan:
Automatización de procesos
La información estructurada permite automatizar flujos de trabajo, validaciones, firmas y notificaciones, reduciendo tiempos de tramitación y errores humanos.
Mejora de la interoperabilidad
Cuando los datos están normalizados y bien clasificados, resulta más sencillo cumplir con los principios de interoperabilidad entre administraciones y con plataformas comunes.
Transparencia y trazabilidad
Cada documento y cada dato quedan asociados a un contexto, un responsable y un momento del procedimiento, facilitando el control interno, la auditoría y la rendición de cuentas.
Toma de decisiones basada en datos
La explotación de la información documental permite generar indicadores, detectar cuellos de botella y evaluar políticas públicas con mayor rigor.
Mirando al futuro
El horizonte de la gestión documental apunta hacia sistemas cada vez más inteligentes, capaces de extraer valor de la información desde su origen. Tecnologías que serán capaces de analizar el contenido o clasificar de manera automatizada, prometen transformar la manera en la que trabajamos a la hora de organizar y acceder a la información.
La Inteligencia Artificial, por su parte, abre nuevas posibilidades para la Administración Pública, siempre que los datos estén bien estructurados y gobernados. Cuando la información se organiza mediante metadatos y estándares normalizados, la IA y otras herramientas avanzadas podrán apoyar la automatización de procesos, mejorar la trazabilidad y facilitar el análisis de datos, todo dentro de un marco normativo seguro.
En este escenario, la tecnología es un vehículo para la eficiencia y la innovación, pero su éxito depende de un modelo sólido de gobierno del dato, criterios claros de seguridad y cumplimiento normativo, y procedimientos administrativos alineados con la estrategia organizativa.
Un paso imprescindible hacia la Administración del mañana
La eficiencia pública del futuro se construye sobre datos fiables, accesibles y reutilizables. La gestión documental es el punto de partida de ese ecosistema: donde nacen los expedientes, donde se formalizan las decisiones y donde se custodia la información que da soporte a la acción administrativa.
Pasar del PDF al dato no es solo una cuestión técnica. Es una evolución cultural y organizativa que permite a las administraciones ser más ágiles, más transparentes y orientadas al servicio público.
Porque solo cuando la información fluye, la Administración avanza.
Licenciada en Historia y Máster en Gestión del Patrimonio Cultural. Especialista y docente en materia de archivo y gestión documental, con más de cuatro años de experiencia como consultora tecnológica. Ha acompañado a numerosas entidades en la implantación de la administración electrónica.
