Cómo elegir el mejor software de gestión documental para tu entidad pública

En el actual contexto de transformación digital y modernización del sector público, una decisión clave en cualquier organización es la elección de una buena herramienta de gestión documental.

Además de dar respuesta a la necesidad tecnológica que tienen las administraciones públicas, la solución elegida debe estar alineada con los criterios de eficacia y eficiencia que han de regir sus actuaciones. Por ello, optar por un sistema que simplifique la tramitación y automatice procesos contribuye a una mejor gestión de los recursos públicos y a una atención optimizada y más accesible para la ciudadanía.

Tomar una decisión adecuada puede marcar la diferencia entre una administración ágil, conectada y segura… o una con procesos fragmentados y riesgos de incumplimiento normativo. Todo esto, por supuesto, sin olvidar que se ha de garantizar la integridad, validez, conservación y acceso a la documentación pública a lo largo del tiempo, con independencia de la evolución de los formatos y soportes digitales.

Si tu organización está considerando renovar su sistema de gestión documental, este artículo te interesa.

¿Para qué sirve un software de gestión documental en las administraciones públicas?

El gestor documental es la piedra angular sobre la que se organiza, controla, conserva y protege toda la información y documentación generada y reunida por la entidad en su actividad diaria.

Su utilidad va más allá de la simple digitalización: facilita la tramitación electrónica, la clasificación de expedientes, el control de accesos, la firma digital, la búsqueda eficiente, el análisis de los datos y el archivo electrónico, debiendo asegurar la integridad y trazabilidad de cada documento.

¿Por qué es importante elegir bien un software de gestión documental?

Como hemos visto, el gestor documental de una administración sustenta toda su actividad, y de su calidad dependerá que sea más eficiente y segura. Por eso, los costes de una elección inadecuada pueden ser muy elevados: desde la pérdida de información y la duplicidad de tareas, hasta procesos inconexos, falta de integración con otros sistemas o incumplimientos normativos que comprometan la validez jurídica de los procedimientos administrativos. Sin olvidarnos del riesgo que supone para la conservación y el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. Todo ello puede derivar en un empeoramiento del servicio a la ciudadanía, vulneración de derechos y al progresivo deterioro de la imagen institucional de la entidad.

Una mala elección podría comprometer la eficiencia, la validez jurídica, la conservación y acceso a los documentos a lo largo del tiempo, además de perjudicar la imagen institucional de la entidad.

En este sentido, introducir una y otra vez los mismos datos que ya hemos capturado, por ejemplo, en el momento de la solicitud, incrementa la cantidad de errores que se pueden cometer en la tramitación por parte del personal técnico y administrativo, siendo además tareas tediosas y repetitivas que no aportan valor y que elevan los tiempos de resolución y respuesta de los expedientes. Es por ello, que un buen sistema de gestión documental deberá permitir aprovechar la información ya existente, con el fin de ahorrar tiempos, evitar incongruencias, optimizar los recursos y obtener análisis de esos datos para una búsqueda eficiente que posibilite la toma de decisiones.

Principales factores para comparar

Cumplimiento normativo

Los documentos generados en el día a día por las administraciones, además de ser fundamentales para la operativa diaria, deben ser conservados, clasificados y accesibles de acuerdo con estrictas normativas legales, técnicas, de seguridad y protección de datos. Por este motivo, es fundamental que el software a implantar permita cumplir con el marco jurídico vigente:

Por un lado, en materia de administración electrónica, los mínimos establecidos por las leyes 39/2015 y 40/2015 en lo relativo a la obligatoriedad de la tramitación administrativa por medios electrónicos, su relación con la ciudadanía, archivo electrónico y las bases para un funcionamiento digital coordinado entre administraciones interoperables.

En torno a esto último, debemos de tener en cuenta la importancia de que nuestro software cumpla con los requisitos del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), cuyo principal objetivo es garantizar el intercambio y almacenamiento de la información electrónica entre administraciones de forma segura y normalizada, garantizando la protección de datos personales. Además, no podemos olvidar atender al desarrollo de sus Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTIs) que establecen requisitos específicos que afectan a la estructura de los metadatos, la política de gestión de documentos electrónicos o la firma electrónica, entre otros.

Finalmente, es recomendable el seguimiento de normas internacionales de gestión documental (ISO 14721, 15489, 30300, 30301) que garanticen el diseño y gobernanza de los datos y los documentos generados en la plataforma según dichos estándares.

Integraciones con otros sistemas públicos

Una cuestión relevante, es que nuestro gestor documental esté integrado no solo con los sistemas propios de nuestra administración (como la sede electrónica, el registro de entrada y salida o el portal de transparencia, entre otros), sino también con las diferentes plataformas públicas. Una administración mejor conectada, tendrá procesos más fluidos, evitando trabajos duplicados y ofreciendo un mejor servicio.

Incorporación de elementos descriptivos y de clasificación

La gestión documental en las administraciones públicas debe ir más allá del simple almacenamiento de archivos. Cada documento generado o recibido forma parte de un contexto organizativo y funcional que debe reflejarse desde su origen. Por ello, uno de los factores clave al evaluar un gestor documental es su capacidad para incorporar elementos descriptivos y de clasificación de forma estructurada, automática y conforme a estándares.

Esto incluye la gestión automatizada de metadatos y la aplicación de clasificaciones que aseguren la correcta organización, recuperación y conservación de la información. Una plataforma que no contemple esta descripción desde el inicio obliga a implementar procesos correctivos posteriores, que no solo generan ineficiencias, sino que limitará el cumplimiento de los requisitos normativos, técnicos y archivísticos que exige el entorno digital de las administraciones públicas.

Garantías de acceso a la información pública

Un buen gestor documental debe garantizar el acceso a los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, de forma segura, controlada y conforme a las responsabilidades de cada perfil.

Esto es extensible tanto al plano externo, relacionado con el derecho de acceso a la información pública, regulando los niveles de acceso mediante la inserción de metadatos conforme al esquema e-EMGDE; como al interno —por parte del personal de la administración— a través de un modelo de permisos diferenciados, que controle quién puede consultar qué documentos, cómo y en qué momento. Esto implica distinguir entre las fases activas del expediente y las fases de cierre o archivado.

Conservación y preservación a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos

La primera garantía de acceso a la documentación es su conservación. Por tanto, el gestor documental debe asegurar que los documentos permanezcan auténticos, íntegros, accesibles y comprensibles a lo largo del tiempo, independientemente de los cambios tecnológicos.

En este sentido, el sistema seleccionado debe implementar procesos de custodia electrónica permanente, que no solo permitan almacenar documentos de forma segura, sino también aplicar procedimientos técnicos que garanticen su preservación con los valores íntegros. Entre ellos, es fundamental el resellado de tiempo de las firmas electrónicas, un proceso que extiende su validez y protege la autenticidad del documento frente a la evolución de los estándares criptográficos. Solo una solución que integre estos procesos podrá garantizar que los documentos firmados hoy con validez jurídica puedan seguir siéndolo dentro de años, contribuyendo a preservar el patrimonio documental de la entidad y a cumplir con las obligaciones legales en materia de archivo y transparencia.

Check-list rápida: ¿Cómo saber si estás eligiendo bien?

• Cumple con la normativa vigente en materia de administración electrónica, archivo electrónico y protección de datos.
• Se actualiza de forma proactiva para incorporar mejoras, nuevas funcionalidades y cumplir con los requisitos legales en todo momento.
• Es interoperable y permite la integración con otros sistemas de información y aplicaciones.
• Permite automatizar procesos y ahorrar tiempos en trabajos mecánicos para ofrecer un mejor servicio público.
• Tiene una interfaz sencilla e incluye formación continua y asistencia eficaz a todos los usuarios.
• Permite ordenar, clasificar, gestionar el acceso, buscar y explotar la información de forma eficiente y contextualizada.
• Garantiza el acceso, la integridad, autenticidad de los documentos a lo largo del tiempo, conservándolos conforme a la normativa vigente.
• Ha sido adoptado con éxito por otras administraciones con necesidades y estructura similares.

En definitiva, un sistema de gestión documental bien seleccionado permite a las administraciones cumplir con sus obligaciones legales, optimizar recursos, clasificar la información, garantizar la integridad y conservación documental, así como la accesibilidad a la información pública en el tiempo. Todo ello constituye un factor determinante para afrontar con éxito los desafíos técnicos, normativos y organizativos que marcarán el futuro de la administración pública.