La transformación digital en el sector público ha traído consigo la necesidad de revisar, simplificar y estandarizar los procedimientos administrativos.
Así, en este proceso de cambio, una de las cuestiones más importantes es realizar una reflexión profunda para poder hacer una reingeniería de procesos que sea eficiente.
En este sentido, uno de los aspectos clave es la normalización de procesos o subprocesos comunes, es decir identificar y estandarizar workflows iguales y transversales que se repitan en múltiples procedimientos.
¿Qué entendemos por subprocesos comunes?
En la gestión administrativa, muchos procedimientos comparten procesos, etapas o acciones similares que suelen tener una secuencia lógica repetitiva y transversal
Un ejemplo claro de un subproceso común a muchos procedimientos administrativos es la “subsanación de deficiencias”. Este flujo aplica cuando hay una solicitud por parte del interesado.
En este escenario se va a repetir siempre el mismo patrón, a saber:
- Emisión de un documento tipo requerimiento por parte de la administración al interesado para que subsane su solicitud.
- Se generará registro de salida al interesado, tipo notificación para tener constancia de la recepción de la notificación y computar el plazo de diez o quince días, todo ello conforme al artículo 68 de la Ley 39/2015.
- En este punto, puede haber dos variantes, la primera de ellas es que el interesado subsane en plazo correctamente, lo que nos devuelve al flujo principal. La segunda variante ocurriría cuando el interesado no subsane, aquí tendríamos que entenderlo como desistido y se iniciará el procedimiento de caducidad conforme al artículo 95 de la Ley 39/2015.
Esta secuencia de pasos se repite siempre que llamemos a este subproceso, independientemente del procedimiento que estemos ejecutando, por lo tanto, este workflow es susceptible de normalizarse y por qué no, de automatizarse.
En el ecosistema del procedimiento administrativo, tenemos muchos más ejemplos que siguen el mismo patrón, por ejemplo:
- El trámite de audiencia
- La información pública
- La solicitud de informes preceptivos o facultativos.
- La solicitud y práctica de las pruebas
- El desistimiento
- La caducidad
- (…)
Ventajas de la normalización de los subprocesos.
Estos subprocesos se convierten en bloques funcionales reutilizables dentro de los procedimientos, y su normalización permite construir flujos más eficientes y robustos
Estos subprocesos se convierten en bloques funcionales reutilizables dentro de los procedimientos, y su normalización permite construir flujos más eficientes y robustos, derivando muchas ventajas de ello, por ejemplo:
- Mayor eficiencia y automatización
La reutilización de subprocesos normalizados facilita la implementación de sistemas de workflow que pueden llegar a automatizar tareas comunes sin necesidad de diseñar cada flujo desde cero. - Reducción de tiempos y costes
El uso de estándares comunes reduce significativamente los costes de desarrollo y mantenimiento en la herramienta que los soporta. - Mejora del cumplimiento normativo
Los subprocesos normalizados ayudan a garantizar que todos los procedimientos cumplan con los principios recogidos en la Ley 39/2015. En particular, el principio de eficacia y eficiencia en la tramitación administrativa. - Facilitación del análisis y la mejora continua
Al disponer de subprocesos homogéneos, es más fácil medir tiempos, detectar cuellos de botella y aplicar mejoras transversales basadas en datos.
¿Y cuál podría ser la estrategia para la normalización de los subprocesos?
A partir de ese ejercicio de revisión y diagnóstico que debemos hacer en la entidad para identificar aquellos subprocesos que se repiten de forma transversal en distintos procedimientos, el objetivo final debería ser construir una imagen clara y consolidada de los subprocesos estándar que existen en la organización. Esa “foto final” se materializa en la elaboración de un catálogo de subprocesos estándar.
Esa “foto final” se materializa en la elaboración de un catálogo de subprocesos estándar
En este repositorio de flujos estándar se deberán documentar los subprocesos comunes a todos los procedimientos de la entidad, con sus lógicas, posibles variables que intervienen en su ejecución y actores intervinientes.
Por último, será fundamental involucrar a unidades jurídicas, técnicas y operativas para validar y mantener actualizados los subprocesos normalizados. De esta manera, se facilitará su reutilización, mejora continua y alineación con la estrategia de la entidad.
En conclusión, la normalización de los subprocesos administrativos no es solo una opción técnica, sino una decisión estratégica de la entidad, imprescindible para construir una administración pública más eficiente, coherente y centrada en las necesidades del ciudadano.
Avanzar en esta línea supone abandonar la lógica de “procedimientos aislados” y abrazar una visión modular, escalable e interoperable
Avanzar en esta línea supone abandonar la lógica de “procedimientos aislados” y abrazar una visión modular, escalable e interoperable, en la que los subprocesos se convierten en piezas clave de una administración más ágil, eficaz y transparente.
